湘教在线

　　EAD的国际使用带来了与语言相关的问题，那些母语不是英语的档案人员无法理解和应用这个原来针对英语国家的标准。因此，必须编制其他语种的EAD  DTD版本和使用手册。目前HyTime公司已经研制出了EAD  DTD的特殊语种版本，它能够作为一个规范形式与英语版本进行交流和交换，这将有利于EAD的进一步国际化，我们国内档案界应该抓住机遇，制定相应的中国EAD  DTD标准。自从1996年2月EAD的第一初版发布以来，在许多美国、加拿大、英国（尤其是公共档案局）档案库房，和一些欧洲、拉丁美洲、澳大利亚档案库房都在执行EAD计划。就像任何标准需要发展一样，EAD也正在发展之中并将继续发展。EAD目前正由美国国会图书馆（LC）和SAA联合维护。国会图书馆负责实体上的维护，SAA负责行政上和智能上的维护。在SAA内部，EAD工作组（简称EADWG）直接负责继续的发展。工作组的代表分别来自SAA，LC，研究图书馆组公司（RLG），联机计算机图书馆中心（OCLC）和国际档案理事会（ICA），还有两个国际成员，一个来自加拿大，另一个来自英国。
　　世界各国的实践经验告诉我们，只有当一个标准实现了它所服务的团体的原则和目标的话，标准才会成功。而当那些负责标准管理维护的组织机构真正代表整个用户团体的话，标准才能反映团体的原则和目标。可以预见的是，随着EAD在国际上的使用，EAD工作组的成员也将扩大，最终将成为一个国际组织。我们国内档案界应该积极与EAD工作组联系，获取信息、增进交流，以便于加快研制我国自己的EAD  DTD标准的步伐。
　　　　2　对于蕴含在EAD技术中的全宗概念的正确理解
　　美国EAD  DTD标准的核心概念之一就是全宗，因此，正确理解全宗概念对于我们把握编码著录技术来说是至关重要的。《通用档案著录国际标准》公布的一份全宗的整理的各个层次的模型示意图（见下图）是一张等级模型图（这张图只是显示了一种典型的情况，并没有包括所有可能的层次组合，全宗层次以下的各个层次的数量是由实际档案决定的。）。这张图有助于我们清晰地理解全宗这一概念。
　　附图
　　事实上，许多了解美国档案档案工作的人都知道，美国人不喜欢使用全宗（fonds）这个词，而更喜欢使用汇集（collection）这个词。对于世界上大多数其他国家来说，汇集是指基于一个或者几个标准之上的资料的“有意图的聚集”，是与资料的“有机产生”相对而言的。在美国的用法中，有意图地聚集资料是“人造的汇集”（artificial  collection）的意思。在英国，尽管有时候使用单数形式的“档案”（archive）来代表“全宗”（fonds），但是最近还是使用“汇集”这个词。然而，我们知道，档案著录是用来描述既是“有机产生”的全宗又是“人造的汇集”。所以，这两个词必将共存一个相当长的时期。
　　　　　　第二部分　EAD技术内幕解读
　　　　1　高层次元素
　　EAD规定任何编码检索工具都由两部分组成，而这两部分所在的层次也称为最基本层次。即，（1）第1个最基本层次，第1部分提供关于检索工具本身的信息（包括它的题名、编撰者、编撰日期等等）。（2）第2个最基本层次，第二部分提供关于档案资料主体的信息（包括一个汇集，一个记录组，一份全宗或者由许多份系列构成的一份档案资料）。EAD将第1部分分成2个高层次元素，分别称作EAD头标元素（用＜eadheader＞表示）、首要事情元素（用＜frontmatter＞表示）。第2部分被放在第3个高层次元素中，此元素称为档案著录元素（用＜archdesc＞表示）。这两部分或者说这3个高层次元素被放在最外层的元素中，此最外层的元素称为编码档案著录元素（用＜ead＞表示）。也就是说，＜ead＞包含丁上述3个高层次元素。EAD规定，为了在名称上有别于上述2个最基本层次及其包含的3个高层次元素，＜ead＞也被称为最外层元素。如下表所示。