第四，现行文件要公开提供利用，各级档案管理部门网络系统建设还存在问题。随着计算机使用的普及，网络技术的发展，实现办公自动化、建立虚拟档案馆的问题已被各级档案部门提上议事日程。但在信息组织、信息的传递及信息安全等方面还存在问题，其具体的表现是：一是我国的文档一体化管理体制没有理顺，文件管理和档案管理容易脱节，从我国现行的档案管理体制来看，档案事业行政管理机关只能通过机关档案室与机关文书部门连
接，这种联系途径比较单一，而且职权不明，造成机关文书工作与档案工作的脱节，很难发挥文书工作和档案工作的整体优势。二是标准化、自动化水平不高，很大程度上影响了档案自动化系统的工作、特别是电子文件的鉴定、分类、组卷等基本上还是以手工为主。三是由于标准化准备工作不足，给软件推广和档案信息的传递带来困难，造成档案管理系统中的工作流程和程序设计水平不高，操作起来还是离不开手工劳动。（注：苏金华《改进银行电子文件归档工作的思考》《中国档案报》2002年10月14日）
第五，要实现政务公开，档案管理专业人才数量明显不足，这些人员应该是：“一是计算机档案管理系统开发人员；二是文书档案信息加工和使用人员；三是数据录入人员；四是系统维修人员，以负责系统的日常维护，保证系统的正常运转。”（注：傅荣校《档案管理现代化》浙江大学出版社2002年8月版第44页）但是，目前档案部门的计算机专业人员的比例一直比较低，“尤其是缺乏系统开发人员，导致许多软件只能由一些电脑公司代为开发，造成软件功能的先天不是，档案管理是一种特种管理业务，其现代化管理更需要既具有计算机技术，又具备档案管理业务知识的专业人才。”（注：傅荣校《档案管理现代化》浙江大学出版社2002年8月版第44页）因此，档案部门在引进计算机人才的同时，要加快对档案管理人员的培养，使他们尽快掌握计算机文化的基本技能。
（二）
我国加入世界贸易组织后，摆在我国政府面前一个严峻的问题是：政府如何组织全社会的力量从容地应对加入WTO所带来的机遇和挑战，怎样加快各级政府自身的改革，实现政府体制的创新，构建适应WTO要求的现代化政府体制。党的十六大报告中明确指出：要深化行政管理体制改革，进一步转变政府职能，改进管理方式，形成行为规范，运转协调，公正透明，廉洁高效的行政管理体制。为了实现这个目标，我们认为：作为政府行政部门、包括档案管理部门，应在以下方面开展工作：
第一，深化行政管理体制改革，提高依法行政和档案现代化管理的意识，改变与现行文件公开服务不相适应的传统的工作方法。
首先，树立开拓创新的意识，作为政府职能部门，应该使其政务信息管理符合社会信息化的要求，把做好现行文件公开服务，作为政府转变职能和树立良好形象的一个重要标志。传统的档案利用服务是以馆藏档案资料为基础，比较多的是从历史的角度去考虑问题，而现行文件公开服务强调的是现实性和利用者的时效性。这就要求我们充分估计政务公开后出现的新情况，研究对现行文件公开的审批权、执行权和处置权，包括现行文件公开的范围，经过鉴定列出可以公开的清单。同时，还要研究在现行文件公开服务中所涉受到的文件信息形成者的权利保护，文件信息传播者的权利保护等法律问题。最大限度地公开现行文件，满足利用者的需求。
其次，一个稳定的现行文件公开的来源，是提高和保证现行文件公开服务质量的关键。首先，各级档案部门要加强基础建设，做好对各级政府部门的政策、法规性，公益性文件的收集整理、分类编目、检索利用等工作，同时对文件信息进行深层次的加工。其次，提高服务的针对性，围绕当前的中心工作，充分了解社会的各种需求，及时做好调查研究工作，全心全意为公众提供服务，提高公众利用现行文件的质量和效率。尤其是政府的一些重大的决策和规定要尽可能全面，具体披露和公开。并要大力倡导建设政务信息咨询机构、建立现行文件咨询服务中心，为国内外企业和不同需求的公民提供信息咨询服务。
